Aktualności

czwartek, 8 stycznia 2015
Skuteczne zawiadamianie o zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

źródło tesktu www.taxfin.pl

Skuteczne zawiadamianie o zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

 

Art. 238 § 1 ksh wskazuje trzy różne sposoby zawiadamiania wspólników spółki z o.o. o zwołaniu zgromadzenia. Dwa pierwsze to list polecony i przesyłka nadana pocztą kurierską, wysłane co najmniej na dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników, a trzeci możliwy sposób zwołania, to poczta elektroniczna.

 

Zarówno list polecony, jak i przesyłka kurierska wysyłane są bez konieczności potwierdzenia ich odbioru, co jest zmianą w stosunku do regulacji ksh sprzed nowelizacji z dnia 12 grudnia 2003 roku (Dz.U. 2003 nr 229, poz. 2276), kiedy to wymagane było wysłanie zawiadomienia za pisemnym potwierdzeniem odbioru. Rodziło to pewne wątpliwości w zakresie prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników, w wypadkach, gdy listy lub przesyłki kurierskie zostały wysłane zgodnie z terminem, na dwa tygodnie przed zgromadzeniem, ale przed odbyciem zgromadzenia potwierdzenia odbioru nie zdążyły wrócić do zawiadamiającego (za: Krzysztof Strzelczyk, Komentarz do Art. 238 ksh w: Komentarz do kodeksu spółek handlowych, LexisNexis, Warszawa, wyd. 1).

 

Obecnie sytuacja jest prostsza, zawiadamiający są zobowiązani do wysłania zawiadomień, tj. listów poleconych albo przesyłek nadanych pocztą kurierską, co najmniej na dwa tygodnie przed odbyciem zgromadzenia, a dwutygodniowy termin kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia (SN, wyrok z dnia 8 lutego 2008r., I CSK 399/2007, LexPolonica 1924080). Adres, na który wysyłane powinno być zawiadomienie, to adres wskazany w księdze udziałów, a jeżeli wspólnik chce być powiadamiany na inny adres, musi o tym poinformować Zarząd.

 

Interesujące jest, że już w przepisach rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 27 czerwca 1934 roku kodeks handlowy, istniał obowiązek informowania wspólników o walnym zgromadzeniu listem poleconym.  Dużo później pojawiła się poczta kurierska, wprowadzona ustawą kodeks spółek handlowych z dnia 15 września 2000 roku, a ostatnie poszerzenie katalogu w tym zakresie było efektem cytowanej wyżej nowelizacji kodeksu spółek handlowych z dnia 12 grudnia 2003 roku, która wprowadziła możliwość wysłania wspólnikowi zawiadomienia pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

 

Jest to więc opcja, którą można zastosować jedynie po uzyskaniu wcześniejszej zgody wspólnika, a przy braku jej wyrażenia, pozostaje list polecony albo przesyłka kurierska. Jeżeli jednak wybierze się ten sposób, należy pamiętać, że aby doszło do skutecznego powiadomienia, przesyłka musi znaleźć się na serwerze odbiorcy, co umożliwi mu jej swobodne odebranie, przy czym nie ma znaczenia, czy wspólnik faktycznie to zrobi, czy nie, liczy się to, że będzie miał taką możliwość.

 

Wyrażenie przez wspólnika zgody na formę elektroniczną, nie stawia dokonujących zawiadomienie w obowiązku jej zastosowania, daje im jedynie trzecią możliwość wyboru, obok listu poleconego i poczty kurierskiej.

 

Należy dodać, że pomimo, iż nie jest to forma określona w ksh, w orzecznictwie stwierdzano, iż zawiadomienie dokonane w inny sposób, niż listem poleconym, mailem lub przesyłką kurierską, ale które pozwala na powzięcie z określonym wyprzedzeniem czasowym informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zgromadzenia wspólników, powoduje, iż zwołanie nie może być traktowane jako wadliwie i pozbawione uprawnienia do podejmowania uchwał” (SN, wyrok z dnia 26 marca 2009r., I CSK 253/2008, LexPolonica 2019568).

 

Ciekawą opcją dla spółki z o. o. jest także możliwość odbycia zgromadzenia wspólników, pomimo braku formalnego zwołania, a więc bez konieczności wysyłania jakichkolwiek zawiadomień (Art. 240 ksh). Do podjęcia ważnych uchwał, na takim zgromadzeniu musi być reprezentowany cały kapitał zakładowy, a żadna z obecnych osób nie może zgłosić sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do jego porządku obrad.

powrót do listy